POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
LEY 1581 DE 2012 – DECRETO 1377 DE 2013
SOMOS ACTIVE S.A.S.
NIT: 900.830.542-6
DIRECCIÓN: CARRERA 11 # 81- 26 of 301
EMAIL: INFO@ACTIVEBODYTECH.COM
1. PRESENTACIÓN
En este documento encontrarán las políticas de Tratamiento de la Información adoptadas por SOMOS ACTIVE S.A.S., en cumplimiento de lo dispuesto por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, que regula la protección de datos personales en Colombia. Así mismo, la citada disposición define los principios en materia de tratamiento y garantiza la protección de los derechos de los titulares de los datos personales.
El responsable del tratamiento de datos es SOMOS ACTIVE S.A.S., en adelante “ACTIVE “. WEBSITE: WWW.ACTIVEBODYTECH.COM
2. DISPOSICIONES NORMATIVAS
Artículo 15 de la Constitución Política
“Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en banco de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.
“En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la constitución “
Artículo 20 de la Constitución Política
“Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial, y la de fundar medios masivos de comunicación.
“Estos son libres y tienen responsabilidad social. Se garantiza el derecho a la rectificación en condiciones de equidad. No habrá censura”.
Así mismo, la Ley 1581 de 2012 establece las condiciones mínimas para realizar el tratamiento legítimo de los datos personales de los clientes, empleados y cualquier otra persona natural. El literal k) del artículo 17 de la mencionada ley, obliga a responsables del tratamiento de datos personales a adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley, especialmente, la atención de consultas y reclamos.
3. OBJETIVO
La implementación de esta política pretende garantizar la reserva de la información y la seguridad sobre el tratamiento que se le dará a la misma a todos nuestros afiliados, empleados, proveedores y terceros de quienes ACTIVE ha obtenido legalmente información y datos personales conforme a los lineamientos establecidos por la Ley 1581 de 2012 y el decreto 1377 de 2013.
4. DEFINICIONES
4.1 AUTORIZACIÓN: Consentimiento que de manera previa, expresa e informada emite el titular de algún dato personal y/o representante legal del titular para que ACTIVE lleve a cabo el tratamiento de sus datos personales.
4.2 TITULAR: Persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento por parte de ACTIVE.
4.3 REPRESENTANTE LEGAL DEL TITULAR: Persona natural que actúa en nombre del MENOR titular de los datos objeto del tratamiento.
4.4 BASE DE DATOS: Conjunto de datos personales que sean objeto de tratamiento.
4.5 DATO PERSONAL: Cualquier información que directa o indirectamente se refiere a una persona natural y que permite identificarla. Dentro de este tipo de datos encontramos, el nombre, el número de cédula de ciudadanía, el número de tarjeta de identidad, dirección física, dirección de correo electrónico, número telefónico, estado civil, etc.
4.6 TRATAMIENTO: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales dentro de las cuales se pueda incluir su recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
4.7 ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza algún tratamiento sobre datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
4.8 RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
4.9 DATO PERSONAL PÚBLICO: Es aquel dato calificado como tal por la Ley y la Constitución Política. Son públicos entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva y los relativos al estado civil de las personas.
4.10 DATO PERSONAL SEMIPRIVADO: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza intima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial.
4.11 DATO PERSONAL PRIVADO: Es el dato que por su naturaleza intima o reservada solo es relevante para el titular.
4.12 DATO PERSONAL SENSIBLE: Aquellos relacionados con el origen racial o étnico, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos, convicciones políticas, religiosas, de la vida sexual, biométricos o datos de la salud.
4.13 RECLAMO: Solicitud del titular del dato o las personas autorizadas por este o por la Ley, para corregir, actualizar o suprimir sus datos personales o para revocar la autorización en los casos establecidos en la Ley.
4.14 MENOR: hace referencia a los menores de 18 años, y corresponde a Niños, Niñas y adolescentes.
5. PRINCIPIOS:
ACTIVE tendrá en cuenta los siguientes principios en el proceso de administración de datos personales.
5.1 LEGALIDAD: El tratamiento de datos personales en términos de la Ley 1581 de 2012 es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la citada norma, y en las demás disposiciones que la reglamenten.
5.2 FINALIDAD Y TRATAMIENTO: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe informarse al titular.
El tratamiento y la finalidad de la información de las bases de datos de ACTIVE se encuentran relacionados con la prestación de nuestros servicios, relación contractual, fines comerciales y publicitarios. ACTIVE podrá transmitir la información a terceros proveedores.
5.3. LIBERTAD: El tratamiento solo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular y/o representante legal del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que sustituya el consentimiento.
5.4 VERACIDAD: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
5.5 TRANSPARENCIA: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener de ACTIVE o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
5.6 SEGURIDAD: La información sujeta a tratamiento por el RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO o ENCARGADO DEL TRATAMIENTO, se deberá manejar tomando las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean razonables para otorgar seguridad a la información registrada, procurando evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
5.7 CONFIDENCIALIDAD: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo solo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley, y en los términos de la misma.
6. TRATAMIENTO ESPECIAL DE DATOS SENSIBLES:
6.1 TRATAMIENTO ESPECIAL DE DATOS SENSIBLES DE MENORES
Siempre y cuando los acudientes de los menores lo autoricen, ACTIVE accederá a información sensible de sus afiliados MENORES para salvaguardar la integridad del menor al interior de las instalaciones de ACTIVE, en caso de presentarse un accidente y para efectos de poderlo identificar al interior de las citadas instalaciones.
Frente a la mencionada información, ACTIVE identifica los datos sensibles de los menores que eventualmente recolecte o almacene y sobre estos ejerce el siguiente control:
6.1.1 Garantiza el especial cuidado y responsabilidad en el tratamiento de este tipo de datos, lo que significa una exigencia mayor en términos de cumplimiento de los principios y los deberes de protección.
6.1.2 Dicha información tiene altos niveles de seguridad.
6.1.3 El acceso y uso de esta información dentro de ACTIVE es restringida.
PARÁGRAFO: le quedará expresamente prohibido a ACTIVE compartir los datos personales de los menores, incluidos datos sensibles, con terceras personas.
7. DERECHOS DE LOS TITULARES Y/O REPRESENTANTES LEGALES DE LOS TITULARES:
El titular de los datos personales y/o su representante legal tendrá los siguientes Derechos.
7.1 Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a ACTIVE o frente al encargado del tratamiento designado. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
7.2 Solicitar prueba de la autorización otorgada a ACTIVE, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
7.3 Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
7.4 Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento ACTIVE o el ENCARGADO DEL TRATAMIENTO designado, han incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012 y la Constitución.
7.5 Acceder en forma gratuita en las condiciones definidas en este documento, a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
8. CONDICIONES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS:
8.1 AUTORIZACIÓN DEL TITULAR:
Para que ACTIVE realice cualquier acción de tratamiento de datos personales, se requiere la autorización previa e informada del titular y/o su representante legal, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior. Estos mecanismos podrán ser predeterminados a través de medios técnicos que faciliten al titular su manifestación automatizada o pueden ser por escrito o de forma oral.
ACTIVE adoptará los procedimientos necesarios para solicitar, a más tardar en el momento de recolección de los datos, la autorización del Titular para el tratamiento de los mismos e informará los datos personales que serán recolectados así como todas las finalidades específicas del tratamiento para los cuales se obtiene el consentimiento.
Los datos personales que se encuentren en fuentes de acceso público, podrán ser tratados por ACTIVE siempre y cuando sean por naturaleza datos públicos.
En caso de realizarse cambios sustanciales en el contenido de las políticas de tratamiento de datos de ACTIVE, en relación con la identificación del responsable y a la finalidad del tratamiento de los datos personales, los cuales afecten el contenido de la autorización, ACTIVE comunicará estos cambios a los titulares y/o su representante legal, antes o más tardar al momento de implementar las nuevas políticas, además obtendrá del Titular y/o su representante legal, una nueva autorización cuando el cambio se refiera a la finalidad del tratamiento. Para la comunicación de los cambios y la autorización se podrán utilizar medios técnicos que faciliten dicha actividad.
8.2 CASOS EN QUE NO ES NECESARIA LA AUTORIZACIÓN:
8.2.1 Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
8.2.2 Datos de naturaleza pública.
8.2.3 Casos de urgencia médica o sanitaria.
8.2.4 Tratamiento de información autorizado por la Ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
8.2.5 Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
8.3 SUMINISTRO DE LA INFORMACIÓN:
La información solicitada por el titular y/o su representante legal será suministrada por ACTIVE del mismo modo como fue formulada la solicitud.
8.4 DEBER DE INFORMAR AL TITULAR Y/O REPRESENTANTE LEGAL DEL TITULAR:
ACTIVE, al momento de solicitar al titular y/o su representante legal la autorización, deberá informarle de manera clara y expresa lo siguiente:
8.4.1 El tratamiento al cual serán sometidos los datos personales suministrados y la finalidad del mismo.
8.4.2 El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes.
8.4.3 Los derechos que le asisten como titular.
8.4.4 La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del responsable del tratamiento.
8.5 REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN Y/O SUPRESIÓN DEL DATO:
Los titulares y/o representantes legales de los titulares podrán en todo momento solicitar a ACTIVE, la supresión de los datos personales suministrados y/o revocar la autorización otorgada para el tratamiento de los mismos, mediante la presentación de una reclamación, conforme a lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.
La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el titular tenga un deber contractual de permanecer en la base de datos de ACTIVE.
El procedimiento para presentar reclamaciones se encuentra descrito en este documento.
8.6) PERSONAS A QUIENES SE LES PUEDE SUMINISTRAR LA INFORMACIÓN:
La información acerca de los datos personales que hayan sido materia de tratamiento por parte de ACTIVE podrá suministrarse a las siguientes personas:
8.6.1) A los titulares, sus causahabientes o sus representantes legales.
8.6.2) A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
8.6.3) A los terceros autorizados por el titular o por la Ley.
9. PROCEDIMIENTOS:
El titular y/o representante legal del titular o sus causahabientes tienen derecho a presentar ante ACTIVE, consultas y/o reclamaciones, previa verificación de su identidad, a través de cualquiera de los siguientes medios:
Escrito radicado en el counter de la sede.
Línea de atención al cliente 318 3359100
Correo electrónico: info@activebodytech.com
ACTIVE responderá la consulta y/o reclamación por el mismo medio que fue formulada.
9.1. CONSULTAS
Los Titulares y/o representantes legales de los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en la base de datos de ACTIVE. ACTIVE suministrará al solicitante toda la información contenida en sus bases de datos, vinculada con la identificación del Titular.
El titular y/o representantes legales de los titulares podrán consultar de forma gratuita sus datos personales cada vez que existan modificaciones sustanciales a las Políticas de Tratamiento de Datos de ACTIVE.
Toda consulta se responderá por el mismo medio que fue formulada dentro de los 10 días hábiles siguientes a su presentación.
Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al solicitante expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
9.2 RECLAMOS
El Titular y/o representantes legales de los titulares o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar una reclamación a ACTIVE, la cual debe contar con la siguiente información:
Nombre del solicitante
Número de identificación
Hechos en que se fundamenta la solicitud
Objeto de la petición
Dirección de envío de correspondencia
Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
El término máximo para atender la reclamación será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
9.3 REQUISITO DE PROCEDIBILIDAD.
El Titular y/o representante legal del titular o causahabiente sólo podrán elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez hayan agotado el trámite de consulta o reclamo ante ACTIVE.
10. DEBERES DE ACTIVE EN EL TRATAMIENTO DE DATOS
10.1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
10.2 Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la Ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular y/o su representante legal.
10.3 Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
10.4 Tomar las medidas orientadas a conservar la información bajo las condiciones de seguridad para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
10.5 Tomar las medidas para que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
10.6 Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
10.7 Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
10.8 Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la Ley.
10.9 Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
10.10 Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley.
10.11 Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
10.12 Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
10.13 Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
10.14 Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
10.15 Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
11. DEBERES DEL ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS
Los Encargados del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la Ley y en otras que rijan su actividad:
11.1) Garantizar al Titular y/o representantes legales de los titulares, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
11.2) Tomar las medidas para conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
11.3) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley.
11.4) Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
11.5) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la Ley.
11.6) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares.
11.7) Registrar en la base de datos las leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la Ley.
11.8) Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
11.9) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
11.10) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
11.11) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
11.12) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de
Industria y Comercio.
11.13) Salvaguardar la seguridad de las bases de datos en los que se contengan datos
Personales.
11.14) Guardar confidencialidad respecto del Tratamiento de los datos personales.
12. MEDIDAS DE SEGURIDAD
ACTIVE toma todas las precauciones razonables y medidas de índole técnico, administrativo y organizacional conducentes a garantizar la seguridad de los datos de carácter personal de los Titulares, principalmente aquellos destinados a impedir su alteración, perdida y tratamiento o acceso no autorizado.
La aplicación de las medidas de seguridad tiene como fin procurar la conservación, confidencialidad, integridad, y disponibilidad de los datos.
12.1. POLÍTICAS DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN DE ACTIVE
Los lineamientos de seguridad de ACTIVE se encuentran respaldados por las políticas de seguridad de la información de ACTIVE construidas bajo las mejores prácticas y estándares de seguridad existentes y dando cumplimiento a las regulaciones vigentes.
Dichas políticas son de estricto cumplimiento por los funcionarios directos e indirectos que desempeñan alguna labor u actividad al interior de ACTIVE.
13. MODIFICACIONES
ACTIVE se reserva el derecho de modificar estas Políticas de Tratamiento de la Información, en su totalidad o parcialmente. En caso de cambios sustanciales en las Políticas del Tratamiento de Datos de ACTIVE y a la finalidad del Tratamiento de los datos personales, los cuales puedan afectar el contenido la autorización, ACTIVE comunicará estos cambios al titular a más tardar al momento de implementar las nuevas políticas.